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Politique de confidentialité et de protection des données personnelles

Suite à l’entrée en vigueur de la législation européenne RGPD, GROUPE C.E.T.A.B. informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite des données personnelles traitées (au titre des articles 12, 13 et 14 de législation RGPD).

Données des interlocuteurs travaillant chez nos prospects, notamment les données des demandes de renseignement, de devis et de rappel

Des informations personnelles sur les interlocuteurs travaillant chez nos clients potentiels sont enregistrées par GROUPE C.E.T.A.B. qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage de données personnelles (nom, prénom, e-mail, téléphone, fonction, questions posées et réponses associées…) est la gestion de la relation prospect précontractuelle. Seuls la Direction et le personnel en relation avec les prospects peuvent accéder aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité de la relation. Le fondement juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur le consentement des personnes concernées ou à défaut sur notre intérêt légitime en tant que prestataire en ingénierie et conseil. Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données-prospects avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce). Nous signalons le transfert possible de nos données-prospects à des sous-traitants potentiels dans le cadre d’une commande éventuellement sous-traitées ou à des co-traitants potentiels.

Données des interlocuteurs travaillant chez nos clients

Des informations personnelles sur les interlocuteurs travaillant chez nos clients sont enregistrées par GROUPE C.E.T.A.B. qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage de données personnelles (nom, prénom, e-mail, téléphone, fonction, questions posées et réponses associées, données de facturation) est la gestion de la relation client, le support-client, le suivi des dossiers et la facturation associée. Seuls la Direction et le personnel en relation avec les clients peuvent accéder aux données nécessaires. La durée maximale de conservation des données personnelles est fixée par les délais légaux en la matière. Le fondement juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur :
– l’exécution d’un contrat ;
– ou à défaut notre intérêt légitime en tant que prestataire en ingénierie et conseil ;
– ou à défaut l’exécution de toute législation en vigueur applicable.

Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données-clients avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce). Nous signalons le transfert possible de nos données-clients à des sous-traitants dans le cadre d’une commande sous-traitées ou à des co-traitants.

Jeux de données fournis par un client potentiel pour la nécessité d’une mission d’ingénierie ou de conseil dans un cadre précontractuel

Dans le cadre d’une mission envisagée d’ingénierie ou de conseil, des données personnelles de tout type peuvent être enregistrées et traitées par GROUPE C.E.T.A.B. en tant que responsable de traitement. La finalité de ces enregistrements est la gestion précontractuelle, notamment en vue de chiffrage et d’étude de faisabilité de la mission. Seuls la Direction et le personnel opérationnel en charge d’exécuter la proposition de mission peut accéder aux données nécessaires. La durée maximale de conservation des données est fixée à la fin du délai de validité de la proposition. Le fondement juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur l’exécution de mesure précontractuelle ou à défaut sur notre intérêt légitime en tant que prestataire. Nous signalons le transfert possible de ces jeux de données fournis dans un cadre précontractuel à des sous-traitants ou à des co-traitants concernés.

Jeux de données fournis par un client pour la nécessité d’une mission d’ingénierie ou de conseil

Dans le cadre d’une mission d’ingénierie ou de conseil, des données personnelles de tout type peuvent être enregistrées et traitées par GROUPE C.E.T.A.B. en tant que prestataire-sous-traitant. La finalité de ces enregistrements est la gestion contractuelle, notamment en vue de l’exécution de la mission. Seul la Direction et le personnel opérationnel en charge d’exécuter la prestation peut accéder aux données nécessaires. La durée maximale de conservation des données est fixée par les termes contractuelles ou à défaut par les délais légaux en la matière. Le fondement juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur l’exécution de la relation contractuelle ou à défaut sur notre intérêt légitime en tant que prestataire. Nous signalons le transfert possible de ces jeux de données fournis dans un cadre précontractuel à des sous-traitants ou à des co-traitants concernés.

Donnés d’enquêtes de satisfaction

Dans le cadre d’amélioration de nos procédures, des données personnelles d’enquêtes de satisfaction sont enregistrées par GROUPE C.E.T.A.B en tant que responsable de traitement. La finalité des enregistrements (identités, fonctions, informations d’évaluation et problématiques) est l’amélioration de la qualité des prestations. Seuls la Direction, les managers concernés et le personnel opérationnel concerné peuvent accéder aux données collectées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 5 ans après la fin de la relation contractuelle. Le fondement juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur l’exécution d’une relation contractuelle ou à défaut notre intérêt légitime en tant que prestataire.

Annuaire, carnet d’adresse et répertoire des contacts-partenaires

Un système de listing-partenaire (potentiel ou actif) a été mis en place par GROUPE C.E.T.A.B. qui est le responsable du traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-partenaire. Seul la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise.

Données des fournisseurs référencés ou potentiels

L’identité des interlocuteurs chez nos fournisseurs référencés ou potentiels, tous les documents ou données fournis pour devenir fournisseur ainsi que les pièces comptables de nos fournisseurs sont collectés par GROUPE C.E.T.A.B. qui est le responsable du traitement en vue de la gestion de la relation fournisseur et de la comptabilité. Seuls la Direction, le personnel en charge des achats, des projets liés à un fournisseur, le service comptabilité sont habilités à avoir accès aux données enregistrées ou communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans pour les fournisseurs potentiels, 5 ans après le dernier achat pour les fournisseurs actifs et 10 ans pour les pièces comptables. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’acheteur ou l’exécution d’une relation contractuelle d’achat matérialisée par un bon de commande. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données fournisseurs actifs ou potentiels avec des informations publiques.

Newsletters et invitations à des évènements

Nos clients et nos interlocuteurs professionnels (fournisseurs, institutionnels, partenaires, …) sont susceptibles de recevoir nos communications informatives ou commerciales par e-mail, téléphone ou courrier. Dans ce cadre, un système de lettre d’information ou de listing d’invités peut être mis en place par GROUPE C.E.T.A.B. quiest le responsable du traitement. Vous pouvez signaler à dpo@cetab.fr que vous ne souhaitez plus recevoir nos communications. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, adresse, fonction, téléphone, email, …) est la diffusion d’actualités voire d’offres commerciales ou la gestion organisationnelle et promotionnelle d’événements. Seul la Direction et le personnel opérationnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données d’invitation avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce) et de transférer des données à des sociétés externalisés d’organisation d’évènement. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec les invités ou les abonnés. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise ou l’intérêt légitime de la personne concernée.

Candidature à un emploi ou demande de stage

Votre CV, lettre de motivation éventuelle ainsi tous les autres documents ou données fournis lors d’une candidature (spontanées ou non) à un emploi sont collectés par GROUPE C.E.T.A.B., qui est le responsable du traitement, en vue d’évaluer l’adéquation d’un profil professionnel par rapport à un poste éventuel à pourvoir. Seules la Direction et le personnel concerné par le recrutement sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans après inactivité de la relation avec le candidat. Le fondement juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur votre consentement ou à défaut votre intérêt légitime en tant que demandeur d’emploi ou à défaut notre intérêt légitime en tant que recruteur qui est la base légale retenue. Nous signalons que, dans de rares cas, nous transférons des CV et des profils à des entreprises de travail temporaire, des cabinets de recrutement, des institutions ou des partenaires exerçant des activités similaires, connexes ou complémentaires. Nous signalons que nous sommes susceptibles d’enrichir notre base de données candidats avec des informations publiques ou en provenance de cabinets de recrutement voire de réseaux sociaux professionnels.

Architecture informatique sécurisée

Nos données et les données de nos clients sont strictement localisées en France dans nos locaux sécurisés et dans nos datacenters externalisés français (notamment OVH®, MICROSOFT® et KROQI®) certifiés ISO27001. Dans tous les cas, nous signalons que nous ne transférons aucune donnée dans des pays non reconnus comme adéquats par l’Union Européenne.

Vos droits

Nous informons que des informations sur nos interlocuteurs de tout type (clients, fournisseurs, partenaires, …) sont susceptibles d’être transférées à des structures de résolution de litige ou de contrôle: avocats externalisés, cabinets comptables, externalisés, commissaire aux comptes, institutions… En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d’accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d’opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse dpo@cetab.fr, ou courrier postal adressé à Service DPO, GROUPE C.E.T.A.B., 61 Rue du Professeur Lannelongue, 33300 Bordeaux. Vous disposez par ailleurs, des droits de retirer à tout moment vos consentements s’il y a lieu et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.

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